【新機能実装】電子署名機能でスムーズな出発とペーパーレスの実現

2020.08.17 レンタカーWeb予約・管理システム

今回は、受付時間短縮による業務改善とペーパーレス化によるコスト削減を実現するオプション機能【電子署名機能】についてご紹介します。

貸渡証をメールでお客様に送信

レンタカー業務を行う上で必要になるのがお客様との貸渡証の取り交わしです。日々、何組ものお客様に対して貸渡証を印刷するとなると年間でどのくらいの枚数になるでしょうか。
電子署名機能では予約毎に電子サイン用の画面を表示させ、お客様に端末上からサインを頂きます。
紙面の貸渡証を印刷せずに、お客様にメールで貸渡証を送ることで紙代や印刷代のコスト削減につながります。

また、利用されるお客様からしても必要な時にいつでも貸渡証が確認出来るようになりますし、貸渡証の管理の手間や紛失のリスクも無くなります。

車両キズチェックシートもクラウド上で管理

車両の貸渡を行う上でもう1つ必要になってくるのが出発前と返却時のキズチェック。多くのレンタカー会社様は複写式の専用シートでチェックを行い、紙媒体を保管するという対応を行っているのではないでしょうか。

このような紙媒体での管理方法にはいくつかの無駄が潜んでいるかもしれません。

・模写式の専用シート購入が必要な為コストがかかる
・紙面の保管スペース確保が必要になる
・過去の書類を参照したい時に、大量の紙媒体から必要書類を探し出さなければならない
・過去のキズ情報や修理履歴を次回に引き継ぐことが出来ない

れんサポの電子署名機能では車両のキズチェックもタブレット端末で行うことが可能となっております。
チェックした車両のキズはシステム上で保存されますので、必要な時に必要な場所から確認して頂けるようになります。

また、ペーパーレスを推進する事で環境保護の取り組みに前向きな姿勢を示すことが出来、企業イメージの向上へと繋がります。

配車先での活用方法について

損保代車やレンタカーのサービスとして、レンタルされる車をお客様のご自宅や希望先に配車するところも多いのではないでしょうか。
こちらの電子署名機能を活用して頂ければ、配車先で端末上から貸渡証にサインを頂く事が出来ますので、事前の貸渡証印刷・管理が不要になる他、貸渡・返却処理がリアルタイムで店舗から確認できるようになります。

れんサポは今回ご紹介した電子署名機能以外にも、お客様の運用に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
業務を行う上でお困りごとを抱えているレンタカー会社様、是非一度ご相談くださいませ。
経験豊富な担当スタッフが最適なご提案をさせて頂きます。